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Nutzungsbedingungen

Fassung 0.1 — Stand: 18. August 2026

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung „Gaffa“ zwischen dem am Ende genannten Anbieter und seinen Kunden. Gaffa unterstützt Betriebe der Veranstaltungstechnik bei Mitarbeiterverwaltung, Projekt- und Veranstaltungsplanung, Disposition, Aufgaben und Zeiterfassung und richtet sich ausschließlich an Unternehmen, nicht an Verbraucher.

§ 1 Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

  1. Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen dem Anbieter und dem Kunden über die Bereitstellung und Nutzung der webbasierten Software „Gaffa“ (nachfolgend „Software“) einschließlich der damit verbundenen Leistungen.
  2. Gaffa richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB — insbesondere an Betriebe der Veranstaltungstechnik — sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen (nachfolgend einheitlich „Kunde“). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) findet nicht statt. Der Kunde sichert zu, den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu schließen.
  3. Es gelten ausschließlich diese Bedingungen. Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
  4. Die jeweils gültige Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; der Kunde stimmt ihrer Geltung bei der Registrierung zu. Individuelle Vertragsabreden haben Vorrang (§ 305b BGB).
  5. Begriffsbestimmungen: „Firma“ bezeichnet den vom Kunden in der Software angelegten Mandanten; „Nutzer“ sind die vom Kunden zur Nutzung berechtigten natürlichen Personen; „Auftragsdaten“ sind die vom Kunden oder in seinem Auftrag in die Software eingestellten oder mit ihr erzeugten personenbezogenen Daten.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

  1. Der Anbieter stellt dem Kunden die Software für die Dauer des Vertrags über das Internet zur Nutzung auf Zeit bereit (Software as a Service). Eine Installation oder Überlassung der Programmkopie erfolgt nicht; die Nutzung erfolgt über einen handelsüblichen, aktuellen Webbrowser.
  2. Der Funktionsumfang umfasst insbesondere die Verwaltung von Mitarbeitenden und Freelancern einschließlich Qualifikationen und Abwesenheiten, die Projekt- und Veranstaltungsplanung, die Disposition mit Kollisionswarnung, Aufgaben, Zeiterfassung, Aufbaupläne, Projektanhänge sowie Benachrichtigungen.
  3. Die Software befindet sich in aktiver Weiterentwicklung. Der Anbieter stellt Aktualisierungen im Rahmen des Vertrags bereit und ist berechtigt, den Funktionsumfang anzupassen und einzelne Funktionen zu ändern, solange der vertragliche Hauptzweck gewahrt bleibt und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Wesentliche Funktionseinschränkungen teilt der Anbieter rechtzeitig mit.
  4. Soweit die Software Dateien zur Weiterverwendung erzeugt (z. B. Exporte oder Kalender-Feeds), beschränkt sich die Leistung des Anbieters auf deren Erstellung. Die Weitergabe an Dritte obliegt dem Kunden.
  5. Eine über die Leistungsbeschreibung hinausgehende Beschaffenheit ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich in Textform vereinbart wurde. Öffentliche Äußerungen, Werbeaussagen oder Anpreisungen stellen keine Beschaffenheitsangabe dar.

§ 3 Vertragsschluss und Registrierung

  1. Die Darstellung der Software im Internet stellt kein bindendes Angebot dar. Mit der Registrierung und dem Anlegen einer Firma gibt der Kunde ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt mit der Bereitstellung des Zugangs zustande.
  2. Der Kunde macht bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben und hält diese aktuell. Zur Nutzung berechtigt ist nur, wer die Voraussetzungen des § 1 Abs. 2 erfüllt.
  3. Weitere Nutzer nimmt der Kunde über Einladungen auf. Er ist dafür verantwortlich, nur berechtigten Personen Zugang zu verschaffen und Rollen und Berechtigungen zutreffend zu vergeben.
  4. Die öffentlich zugängliche Demo-Umgebung dient ausschließlich der unverbindlichen Erprobung. Sie enthält erfundene Beispieldaten, wird täglich zurückgesetzt und ohne Vorankündigung gelöscht. Echte personenbezogene Daten dürfen dort nicht eingegeben werden.

§ 4 Nutzungsrechte

  1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software über das Internet im vertraglich vereinbarten Umfang für eigene Geschäftszwecke zu nutzen.
  2. Nicht gestattet sind die Überlassung der Software an Dritte, die Nutzung für oder zugunsten Dritter sowie jede über die vertragsgemäße Nutzung hinausgehende Vervielfältigung.
  3. Der Kunde unterlässt es, die Software zurückzuentwickeln, zu dekompilieren, zu disassemblieren oder Zugangs- und Sicherungsmechanismen zu umgehen, soweit dies nicht nach zwingendem Recht (insbesondere § 69e UrhG) ausnahmsweise zulässig ist.
  4. Mit Beendigung des Vertrags erlöschen die Nutzungsrechte. § 11 bleibt unberührt.

§ 5 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

  1. Der Kunde ist für die von ihm eingestellten Inhalte und Daten sowie für die Rechtmäßigkeit ihrer Verarbeitung verantwortlich. Er stellt sicher, dass er über die erforderlichen Rechtsgrundlagen verfügt — insbesondere für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten — und erteilt seine datenschutzrechtlichen Weisungen im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags (§ 9).
  2. Der Kunde gibt in Freitextfeldern und Anhängen keine Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO ein, die über die in der Software vorgesehenen Angaben hinausgehen; insbesondere gehören Diagnosen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht in die Anwendung.
  3. Der Kunde schafft die für die Nutzung erforderlichen technischen Voraussetzungen (aktueller Webbrowser, geeignete Endgeräte, Internetzugang) auf eigene Kosten.
  4. Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim, schützt sie vor dem Zugriff Dritter und verwaltet die Nutzerkonten sorgfältig. Persönliche Kalender-Adressen sind wie Zugangsdaten zu behandeln. Bei Anhaltspunkten für einen Missbrauch informiert er den Anbieter unverzüglich und ändert betroffene Passwörter.
  5. Der Kunde zeigt Mängel und Störungen unverzüglich in Textform an (§ 536c BGB) und unterstützt den Anbieter im zumutbaren Umfang bei deren Eingrenzung.
  6. Der Kunde nutzt die vom Anbieter bereitgestellten Exportfunktionen, um sich regelmäßig eigene Sicherungskopien der für ihn wesentlichen Daten zu verschaffen, insbesondere zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
  7. Der Kunde nutzt die Software nicht rechtswidrig und unterlässt alles, was die Integrität, Sicherheit oder Verfügbarkeit der Systeme des Anbieters oder anderer Kunden beeinträchtigt.

§ 6 Verfügbarkeit und Wartung

  1. Der Anbieter betreibt die Software mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und ist um eine möglichst hohe Verfügbarkeit bemüht. Solange die Nutzung unentgeltlich ist (§ 7), wird eine bestimmte Verfügbarkeit nicht geschuldet; eine Verfügbarkeitszusage wird erst mit der Einführung entgeltlicher Tarife und nur in der dann vereinbarten Höhe abgegeben.
  2. Nicht als Ausfallzeiten gelten angekündigte Wartungsfenster, Zeiten höherer Gewalt (§ 13), Störungen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters (insbesondere Störungen des Internets oder der Vorleisterinfrastruktur) sowie Störungen aus der Sphäre des Kunden.
  3. Wartungsarbeiten führt der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Einsatzzeiten durch und kündigt planbare Wartung in Textform oder in der Anwendung an.

§ 7 Entgelt

  1. Die Nutzung von Gaffa ist derzeit unentgeltlich. Der Anbieter ist berechtigt, entgeltliche Tarife einzuführen.
  2. Die Einführung eines Entgelts teilt der Anbieter dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform unter Angabe der künftigen Vergütung mit. Die weitere Nutzung wird erst dann entgeltpflichtig, wenn der Kunde einen kostenpflichtigen Tarif ausdrücklich beauftragt; andernfalls endet der Vertrag mit dem Wirksamwerden, ohne dass eine Zahlungspflicht entsteht.
  3. Für entgeltliche Tarife gilt ergänzend: Die Vergütung ist im Voraus für den vereinbarten Abrechnungszeitraum fällig; Abrechnung und Einzug erfolgen über einen Zahlungsdienstleister, für den der Kunde ein gültiges Zahlungsmittel vorhält. Gerät der Kunde in Verzug, gelten die §§ 286, 288 BGB; der Anbieter kann nach erfolglosem Ablauf einer angemessenen Frist den Zugang vorübergehend sperren.
  4. Gegen Forderungen des Anbieters kann der Kunde nur mit unbestrittenen, entscheidungsreifen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur zu, soweit seine Gegenforderung auf demselben Vertragsverhältnis beruht; § 320 BGB bleibt unberührt.

§ 8 Mängelansprüche und Haftung

  1. Auf die Überlassung der Software zur Nutzung auf Zeit findet Mietrecht (§§ 535 ff. BGB) Anwendung, soweit die Nutzung entgeltlich ist. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden sind (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
  2. Für die unentgeltliche Nutzung (§ 7 Abs. 1) sowie für die Demo-Umgebung haftet der Anbieter nur nach Maßgabe der Absätze 3 und 4; im Übrigen sind Mängelansprüche und eine weitergehende Haftung insoweit ausgeschlossen (§§ 599, 600 BGB entsprechend).
  3. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.
  4. Der Anbieter haftet ferner unbeschränkt nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie bei arglistigem Verschweigen eines Mangels.
  5. Bei der leicht fahrlässigen Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet der Anbieter — außer in den Fällen der Absätze 3 und 4 — begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.
  6. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter — vorbehaltlich der Absätze 3 und 4 — bei leichter Fahrlässigkeit nur in Höhe desjenigen typischen Wiederherstellungsaufwands, der auch bei einer vom Kunden ordnungsgemäß und regelmäßig vorgenommenen Datensicherung (§ 5 Abs. 6) eingetreten wäre. § 254 BGB bleibt unberührt.
  7. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
  8. Die Disposition zeigt Doppelbuchungen als Warnung an. Die Prüfung der Einsatzplanung, der Qualifikationen und der arbeitszeit- und arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben bleibt Sache des Kunden; der Anbieter schuldet keine rechtliche Bewertung von Einsätzen, Qualifikationen oder Arbeitszeiten.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

  1. Bei der Nutzung der Software verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden. Der Kunde ist Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), der Anbieter Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO).
  2. Die Parteien schließen hierüber vor Beginn der Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er wird in elektronischem Format geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO), ist in der Anwendung abruf- und als PDF herunterladbar und ist wesentlicher Bestandteil dieses Vertrags. In datenschutzrechtlichen Fragen geht er diesen Bedingungen vor.
  3. Verarbeitung und Speicherung der Auftragsdaten erfolgen innerhalb der Europäischen Union. Die Unterauftragsverarbeiter und die technischen und organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus den Anlagen des Auftragsverarbeitungsvertrags; die eigenen Verarbeitungen des Anbieters beschreibt die Datenschutzerklärung.
  4. Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur für Vertragszwecke. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

§ 10 Vertragslaufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine Mindestvertragslaufzeit besteht nicht.
  2. Solange die Nutzung unentgeltlich ist, können beide Parteien den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen. Für entgeltliche Tarife gilt: Der Kunde kann zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, der Anbieter mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats.
  3. Die Kündigung kann in Textform oder über die in der Anwendung bereitgestellte Funktion erklärt werden.
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere bei einem schwerwiegenden Verstoß gegen wesentliche Vertragspflichten oder bei erheblichem Zahlungsverzug trotz Mahnung und Fristsetzung vor.

§ 11 Datenexport und Löschung bei Vertragsende

  1. Der Kunde kann seine Auftragsdaten während der gesamten Vertragslaufzeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format exportieren.
  2. Nach Vertragsende stellt der Anbieter die Auftragsdaten für 30 Tage zum Abruf bereit (Karenzfrist), soweit nicht zwingende Gründe entgegenstehen.
  3. Nach Ablauf der Karenzfrist werden die Auftragsdaten nach Wahl des Kunden zurückgegeben oder gelöscht; vorhandene Kopien einschließlich Sicherungskopien werden im üblichen Sicherungsrhythmus unwiderruflich gelöscht (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Auf Verlangen weist der Anbieter die Löschung in Textform nach.
  4. Eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters (z. B. § 147 AO, § 257 HGB) bleiben unberührt; die davon erfassten Daten werden nur zu diesem Zweck und unter fortbestehender Vertraulichkeit aufbewahrt. Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben in dessen Verantwortung.

§ 12 Änderungen dieser Bedingungen

  1. Der Anbieter ist berechtigt, diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus triftigem Grund — insbesondere wegen Änderungen der Rechtslage oder der Rechtsprechung, geänderter technischer Rahmenbedingungen oder zur Behebung von Regelungslücken — erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Änderungen der Hauptleistungspflichten und des Entgelts bedürfen einer gesonderten Vereinbarung (§ 7).
  2. Die geänderten Bedingungen teilt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang in Textform, gelten die Änderungen als genehmigt. Auf diese Folge sowie auf das Widerspruchs- und Kündigungsrecht weist der Anbieter in der Änderungsmitteilung gesondert hin.
  3. Widerspricht der Kunde fristgerecht, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Beiden Parteien steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum geplanten Zeitpunkt des Wirksamwerdens zu.

§ 13 Höhere Gewalt

  1. Wird eine Partei durch höhere Gewalt an der Erfüllung ihrer Pflichten gehindert, ist sie für die Dauer und den Umfang der Behinderung von der betroffenen Leistungspflicht befreit. Höhere Gewalt sind unvorhersehbare, außerhalb des Einflussbereichs der Partei liegende Ereignisse, etwa Naturkatastrophen, Epidemien und Pandemien, Krieg, Terror, Arbeitskämpfe, großflächige Strom- oder Internetausfälle, Angriffe auf die IT-Infrastruktur sowie Ausfälle von Vorleistern, die ihrerseits auf höherer Gewalt beruhen.
  2. Die betroffene Partei unterrichtet die andere Partei unverzüglich über Eintritt und voraussichtliche Dauer. Dauert die Behinderung länger als 30 Tage an, kann jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen; im Voraus gezahlte Vergütung für nicht erbrachte Leistungen wird erstattet.

§ 14 Schlussbestimmungen

  1. Vertragssprache ist Deutsch.
  2. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags sowie alle nach diesem Vertrag vorgesehenen Erklärungen bedürfen mindestens der Textform (§ 126b BGB), soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
  3. Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ganz oder teilweise auf einen Rechtsnachfolger oder ein mit ihm verbundenes Unternehmen zu übertragen, insbesondere im Zuge einer Änderung der Rechtsform. Der Anbieter teilt dies mindestens sechs Wochen zuvor in Textform mit; widerspricht der Kunde aus wichtigem Grund, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.
  4. Auf das Vertragsverhältnis findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) Anwendung.
  5. Soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist und eine Gerichtsstandvereinbarung nach § 38 ZPO zulässig ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Anbieters (Varel). Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.
  6. Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. An die Stelle unwirksamer Bestimmungen treten die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 Abs. 2 BGB).

Anbieter

Thees Hengstermann — Geschäftsbezeichnung: Gaffa
Otto-Lilienthal-Str. 11A
26316 Varel
Deutschland
E-Mail: kontakt@gaffa.app

Weitere gesetzliche Angaben enthält das Impressum.

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